Такой разный Студенческий офис
Студенческий офис — это уникальное для университетов России явление, которое позволяет получить все административные услуги через удобную и понятную систему Единого окна. Февраль 2024 — четвертый год существования пространства Студенческого офиса на Ломоносова, а ведь кто-то за это время уже успел выпуститься! Мы поговорили с разными людьми на эту тему и выяснили, что происходит сейчас и что будет дальше.
— Когда мы только запускали Студенческий офис, для меня это было совершенно новой сферой, которая очень быстро затянула. Перед запуском мы познакомились с опытом других вузов. Вернувшись вдохновленными, поняли, каким хотим видеть наш Студенческий офис. В начале было много организационных задач: спроектировать пространство, создать команду, построить бизнес-процессы. Мы очень благодарны коллегам, которые помогали и поддерживали нас в тот период. Первые полгода студенческого офиса прошел в обычной учебной аудитории, в который мы работали пока не открылось новое пространство. Зато этот опыт помог лучше сплотить команду.
Однажды, накануне 1 сентября, нужно было завершить подготовку студенческих билетов: вручную заполнить ФИО, наклеить на каждый билет фото, поставить две подписи и две печати более чем 5000 раз. На подготовку всех студенческих билетов ушла целая ночь, но в итоге мы справились и каждый год, в конце августа, вспоминаем и рассказываем эту историю новичкам-сотрудникам как притчу о том, что нельзя оставлять дела на последний момент.
Если вы хотите попасть к нам в студенческий офис, можете посмотреть открытые вакансии на портале job.itmo. После телефонного интервью кандидат приглашается на очное собеседование, после которого выносим финальное решение. В основном берем кандидатов с высшим образованием, но также мы всегда рады пригласить на стажировку студентов второго курса бакалавриата и старше. Для этого нужно заполнить заявку в ИСУ.
В будущем мы планируем улучшать наши сервисы и делиться опытом с другими университетами.
— Когда я увольнялась с прошлой работы, хороший знакомый и сотрудник ИТМО прислал вакансию, тогда офис только открывался. Я отправила резюме Елене Александровне Борисовой, пришла на собеседование, и мы сразу поняли, что нужны друг другу.
Иногда работать с людьми непросто. Но несмотря на сложные ситуации, приятно быть полезным, находить оптимальные решения. Больше всего в моей работе мне нравится получать благодарность от студентов, это вдохновляет на новые подвиги.
Если говорить об основной деятельности менеджера, то это, конечно, работа с почтой, ответы на звонки, прием студентов в офисе. В январе, например, полным ходом идет прием заявлений на переводы и восстановления, работа кипит!
Я считаю, работа в студенческом офисе дает мне ценный опыт. Чтобы справляться с работой менеджера необходимо иметь терпение, проактивность и высокие коммуникативные навыки.
— Однажды у меня был опыт учебы в вузе, в котором до сих пор существует система деканатов. Тогда мне приходилось ходить за справками к преподавателям, которые там сидят. Постоянно беспокоить их было неудобно, и иногда возникало такое чувство, что это их раздражает.
Сейчас, когда я учусь в ИТМО, намного удобнее оформлять заявки через ИСУ, нежели через очное посещение деканата. Я считаю, что при таком формате взаимодействия растет качество предоставления административных услуг. Благодаря разделению ответственности между разными отделами, преподаватели могут себя полностью посвятить обучению, а подготовку документов передать сотрудникам студенческого офиса. За время учебы я не нашел никаких явных недостатков, очень надеюсь, что другие университеты реализуют у себя похожую систему.
Также я думаю, было бы здорово, если Cтуденческий офис мог доставлять заказанные документы по общежитиям, квартирам или корпусам, в которых офиса нет. Такая система позволила бы студентам, которые обучаются дистанционно и редко посещают Университет, быстрее решать бумажные дела.
Автор: Михаил Ивчик
Фото предоставлены собеседниками, фото на обложке — unsplash.com
